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Kassen-Nachschau durch das Finanzamt

Ab 2018 darf das Finanzamt jederzeit eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung bei allen Unternehmen mit Bargeldverkehr durchführen.

Betroffen von den neuen Regelungen zur Kassen-Nachschau sind alle Betriebe, die im täglichen Geschäftbetrieb mit Bargeld umgehen: Einzelhändler und Gastronomen sowie alle Dienstleister vom Friseur bis zum Nagelstudio. Ab sofort hat das Finanzamt mit der unangekündigten Prüfung der Kassenführung ein weiteres Instrument zur spontanen Kontrolle von Betrieben aller Größen in der Hand. Rechtliche Grundlage der neuen Prüfungsmöglichkeit ist ein „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016“, die den Betrug und sonstige Manipulationen an elektronischen Kassensystemen und anderen Kassen erschweren sollen.

Elektronische Kassensysteme oder offene Ladenkasse?

Bei Betrieben mit Bargeldverkehr unterscheidet das Finanzamt grundsätzlich zwischen elektronischen Kassensystemen mit Aufzeichnungen in digitaler Form und der sogenannten offenen Ladenkasse, wie sie haupstächlich in Klein- und Kleinstbetrieben vom Friseur bis zum Nagestudio eingesetzt wird. Bei elektronischen Kassensystemen und digitaler Aufzeichnung wird der Prüfer im Rahmen der Kassen-Nachschau diese einsehen wollen und eine Übermittlung der Daten in digitaler Form anfordern bzw. diese Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger wie einem USB-Stick verlangen. Offene Ladenkassen sind sogar noch wesentlich problematischer, weil die geforderten Aufzeichungen oftmals nicht vollständig bzw. nicht zeitnah erstellt werden. Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer im Rahmen der Kassen-Nachschau einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.

Prüfung in den Geschäftsräumen und zu üblichen Geschäftszeiten

Die unangekündigte Prüfung der Kassenführung darf nur auf dem Betriebsgelände bzw. in den Geschäftsräumen des Unternehmers stattfinden und nur zu branchenüblichen Geschäftszeiten. Die Widerspruchsmöglichkeiten der Betroffenen sind ziemlich eingeschränkt, in der Praxis sogar völllig wirkungslos. Wird einem Prüfer die spontane Kassen-Nachschau verweigert, kann dieser sofort und ohne gesonderete Prüfungsanordnung zu einer regulären Betriebs- bzw. Aussenprüfung übergehen, die dann unter eher schlechten Vorzeichen steht und entsprechend unangenehm für den Steuerpflichtigen ausfallen dürfte. Ausdrücklich im Gesetz geregelt und zulässig sind Testkäufe und Beobachtung der Kassenabläufe durch verdeckte Kontrollen. Dazu gehört die Beobachtung der Kassen und ihre Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen.

Wie kann ich mich am besten auf eine Kassen-Nachschau vorbereiten?

Die Kassen-Nachschau darf und wird in der Regel unangekündigt erfolgen, eine gute Vorbereitung ist also mehr als ratsam. Je reibungsloser die Kassen-Nachschau vonstatten geht, desto schneller ist die Prüfung beendet und der Prüfer wieder verschwunden. Wir vom Steuerteam helfen Ihnen, sich auf eine solche Prüfung optimal vorzubereiten. Bei elektronischen Kassensystemen müssen im Rahmen der Nachschau Unterlagen wie Bedienungsanleitungen und Programmierdokumentationen für die Kasse vorliegen und griffbereit sein. Ausserdem sollten Sie den Export der elektronischen Kassendaten einige Male testen, damit bei der Püfung alles ohne Probleme klappt. Bei offenen Ladenkassen werden in der Regel Ihre Aufzeichungen vom Vortag herangezogen, wir prüfen diese Aufzeichnungen lange vor dem Finanzamt und sorgen mit unserer Erfahrung dafür, dass es bei Ihrer Prüfung nicht zu Beanstandungen kommt.

Fazit zur neuen Kassen-Nachschau für unsere Mandanten

Wenn Sie durch täglichen Bargeldverkehr in den Fokus dieser neuen Prüfungsmöglichkeit durch das Finanzamt gerückt sind, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen und unsere Beratung rechtzeitig vorher in Anspruch nehmen. Wir spielen eine solche Prüfung VOR der eigentlichen Prüfung mit Ihnen durch, zeigen Ihnen Ihre Schwachstellen lückenlos auf und erstellen mit Ihnen ein wasserdichtes System, das jeder Prüfung spielend standhält. Warten Sie also nicht bis zum Ernstfall, riskieren Sie keine spontane erweiterte Betriebsprüfung, mit unserer Hilfe wird die Kassen-Nachschau so einfach wie eine Fahrkartenkontrolle in Bus oder Bahn.